Gedigitaliseerde stageprocessen bij Fontys
In gesprek met Martijn van Boxtel, Informatiemanager bij Fontys Hogeschool Pedagogiek.
Stage vormt een belangrijk onderdeel van de studie Pedagogiek bij Fontys. Studenten worden echt opgeleid tot praktijkgerichte pedagogen. Al bij de start van de opleiding gaan studenten stagelopen en kunnen ze de theorie direct toepassen in de praktijk. Ook werkt de organisatie veel samen met het werkveld, zodat de opleiding goed aansluit op de eisen en wensen van de toekomstige werkgever. Kortom, het stageproces is zeer belangrijk en moet soepel verlopen. Er was behoefte aan een systeem voor digitale dossiervorming. Fontys ging op zoek naar een passende oplossing die deze processen kon digitaliseren en verder professionaliseren.
Proces verliep niet efficiënt
“Voordat OnStage werd gebruikt bij Pedagogiek verliepen de processen via een soort CRM-systeem. Dit systeem was niet up to date en ook niet op stage gericht. De voortgang van de stage bijvoorbeeld konden we niet in dit systeem bijhouden. Dit deden begeleiders dan ook vooral via de mail. Het ging wel, maar het was amateuristisch en niet efficiënt. Ook was het proces niet eenduidig, was er geen overzicht en geen managementinformatie. Doordat het niet efficiënt was, kostte het veel tijd en was het naar verhouding dus duur. Kortom, het systeem leende zich niet voor efficiënte bedrijfsvoering.”
Verbetering was welkom
Het was duidelijk dat een verbetering welkom was. Wat interessant is om te achterhalen, is waar de geluiden voor deze verbetering vandaan kwamen. Hierdoor ontdek je welke groep het meest tegen bepaalde problemen aanliep en leer je de organisatie weer een stukje beter kennen. Bij de opleiding Pedagogiek kwamen de geluiden voornamelijk bij de stagedocenten en het Stagebureau vandaan. “Dit was uiteindelijk een groot voordeel tijdens de implementatie, er was namelijk al draagvlak. De behoefte kwam uit de organisatie zelf.”
Na een periode van oriëntatie is gekozen voor OnStage. Deze software is eind 2015 aangeschaft en begin 2016 al geïmplementeerd. Een proces dat vrij snel is verlopen. “Het is me vooral bijgebleven dat de implementatie zo soepel en vlot is verlopen. Als je goed bent voorbereid, dan kan het heel snel gaan. Het is geen hele ingrijpende verandering voor ons geweest. En dat bedoel ik positief! Weinig effort heeft ons namelijk veel opgeleverd.” Uiteraard heeft dit ook te maken met de stand van zaken van de organisatie. Processen moeten goed op orde zijn.
We zijn klein begonnen
De implementatie ging van start in februari 2016. “We zijn klein begonnen, namelijk met één groep van zo’n 450 studenten. In September 2016 zijn vervolgens de overige voltijdopleidingen en een aantal deeltijdopleidingen ook begonnen met OnStage, dit waren zo’n 1800 studenten.” Momenteel werkt de opleiding al bijna 3 jaar met OnStage en is de acceptatie van de software heel hoog.
Eén platform voor het gehele stageproces
OnStage wordt voor het gehele stageproces gebruikt; vraag en aanbod bij elkaar brengen, het aanmelden, het goedkeuren, de voortgang en het begeleiden tot en met de eindbeoordeling en registratie aan toe. “Het grootste voordeel van werken met de software is dat het één platform is dat het gehele proces ondersteunt en inzichtelijk maakt. Uiteindelijk is dat aan alle kanten heel efficiënt. Je bespaart tijd, je wint aan informatie en het is heel gebruiksvriendelijk. Dit geldt voor alle stakeholders; docenten, studenten, management, ondersteunend personeel, etc.”
Tips
Er is tegenwoordig veel vraag naar dergelijke software binnen onderwijsinstellingen. Het hele proces van oriëntatie tot aankoop en implementatie kan ingewikkeld zijn. Wat heel belangrijk is, is dat je al je stakeholders vroeg betrekt bij het gehele proces. “Dit is key om het een succes te laten zijn. Ook is het belangrijk dat de processen goed inzichtelijk en op orde zijn. Daarnaast moet je met de juiste mensen om tafel zitten, bij de beslissers. De door OnStage geboden managementinformatie en accreditatiewaardigheid is vooral voor deze doelgroep erg belangrijk. En met het aantonen van de meerwaarde voor alle stakeholders in de organisatie trek je de beslissers over de streep.”
